Apa itu e-Proposal?

e-Proposal adalah sebuah sistem online yang dirancang khusus untuk memudahkan sekolah dalam mengajukan permohonan perbaikan sarana dan prasarana. Sistem ini menggantikan cara konvensional yang biasanya melibatkan banyak dokumen fisik dan proses manual. Dengan e-Proposal, seluruh proses pengajuan, evaluasi, dan pengambilan keputusan dilakukan secara digital.

Untuk Apa e-Proposal?

Tujuan utama dari e-Proposal adalah untuk:

• Efisiensi: Mempercepat proses pengajuan dan evaluasi proposal, sehingga perbaikan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan lebih cepat.
• Transparansi: Seluruh proses dapat dilacak dan dipantau secara transparan, sehingga meminimalkan potensi penyimpangan.
• Akuntabilitas: Setiap tahap proses didokumentasikan dengan baik, sehingga memudahkan dalam pertanggungjawaban.
• Minimisasi kesalahan: Sistem akan membantu meminimalisir kesalahan dalam pengisian data, karena sudah ada format yang baku.

Alur Proses e-Proposal untuk Perbaikan Sarana dan Prasarana Sekolah

1. Meminta pembuatan akun Admin Sekolah:

   Sekolah dapat menghubungi kontak yang tersedia di situs ini untuk meminta pembuatan akun Admin Sekolah.

2. Login ke Dashboard Admin Sekolah:

   Setiap sekolah yang ingin mengajukan proposal perbaikan sarana dan prasarana akan memiliki akun akses khusus ke sistem e-proposal. Admin sekolah akan login menggunakan kredensial yang telah diberikan. Setelah login, admin akan masuk ke dashboard khusus sekolah mereka.

3. Mengisi Formulir e-Proposal:

   Di dalam dashboard, admin akan menemukan formulir e-proposal yang telah disiapkan oleh sistem. Formulir ini akan berisi berbagai pertanyaan dan field yang harus diisi, seperti:

   • Data sekolah: Nama sekolah, alamat, nomor telepon, email.
   • Data proyek: Deskripsi proyek perbaikan, rincian anggaran, jangka waktu pelaksanaan, dll.
   • Dokumen pendukung: Unggah dokumen-dokumen yang diperlukan seperti gambar kondisi kerusakan, perhitungan biaya, dan surat dukungan dari pihak terkait.


4. Submit Proposal:

   Setelah semua data dan dokumen diisi dengan lengkap, admin sekolah dapat mengklik tombol "Submit" untuk mengirimkan proposal. Sistem akan memvalidasi data yang telah dimasukkan. Jika ada kesalahan atau kekurangan, sistem akan memberikan notifikasi sehingga admin dapat melakukan perbaikan.

5. Evaluasi oleh Admin Website:

   Proposal yang telah diajukan akan masuk ke sistem dan akan dievaluasi oleh admin website atau tim evaluasi yang ditunjuk. Tim evaluasi akan memeriksa kelengkapan dokumen, kelayakan proyek, dan kesesuaian dengan kriteria yang telah ditetapkan.

6. Penentuan Status Proposal:

   Setelah melalui proses evaluasi, tim evaluasi akan menentukan status proposal, yaitu:

   • Accepted: Proposal disetujui dan sekolah akan mendapatkan dana untuk melaksanakan proyek perbaikan.
   • Rejected: Proposal ditolak karena tidak memenuhi kriteria atau alasan lainnya.
   • Pending: Proposal masih dalam tahap evaluasi atau membutuhkan informasi tambahan.


7. Pemberitahuan Hasil Evaluasi:

   Sistem akan mengirimkan notifikasi kepada admin sekolah terkait status proposal yang telah diajukan. Notifikasi dapat berupa email, SMS, atau pemberitahuan langsung di dalam dashboard sekolah.

8. Update Status di Dashboard Sekolah:

   Setelah menerima notifikasi, admin sekolah dapat login kembali ke dashboard untuk melihat update status proposalnya. Jika proposal disetujui, admin sekolah dapat mengakses informasi lebih lanjut terkait pencairan dana dan persyaratan selanjutnya. Jika proposal ditolak, admin sekolah dapat melihat alasan penolakan dan kemungkinan melakukan pengajuan ulang dengan perbaikan.

Manfaat Penggunaan e-Proposal:

• Efisiensi: Proses pengajuan proposal menjadi lebih cepat dan mudah.
• Transparansi: Seluruh proses dapat dilacak dan dipantau secara transparan.
• Akuntabilitas: Setiap tahap proses didokumentasikan dengan baik.
• Minimisasi kesalahan: Sistem akan membantu meminimalisir kesalahan dalam pengisian data.

Peningkatan yang Mungkin Dilakukan:

• Fitur pelacakan: Menambahkan fitur pelacakan status proposal secara real-time.
• Notifikasi otomatis: Mengirimkan notifikasi otomatis pada setiap tahap proses.
• Integrasi dengan sistem pembayaran: Memudahkan proses pencairan dana jika proposal disetujui.
• Analisis data: Melakukan analisis data untuk mengetahui tren pengajuan proposal dan kebutuhan sekolah.

Dengan adanya sistem e-proposal, diharapkan proses perbaikan sarana dan prasarana sekolah dapat berjalan lebih efektif dan efisien.